Guide à l'intention des Délégués

Tous les membres et observateurs du Codex sont invités à participer au processus d’élaboration des textes du Codex en envoyant des observations écrites et en assistant aux réunions. Toutefois, les réunions du Codex sont des événements complexes, qui exigent une préparation pour se dérouler dans de bonnes conditions et garantir la prise de décisions en temps opportun. Le présent document vise à aider ceux qui assistent pour la première fois à une session de la commission du Codex Alimentarius.

Il importe que les délégués comprennent:

  • Les principaux points du Règlement intérieur du Codex, notamment la procédure d’élaboration en huit étapes (voir le Manuel de procédure du Codex, disponible en ligne sur le site web du Codex );
  • Comment obtenir la documentation appropriée et quels documents apporter à la réunion (ceux de la réunion à laquelle ils vont participer et les documents pertinents des sessions précédentes ou connexes);
  • La structure des réunions;
  • Comment intervenir pendant une réunion;
  • La procédure d’examen et d’adoption du rapport.

Documentation

Documentation

Il appartient aux délégations de se procurer toute la documentation nécessaire auprès de leurs Services centraux de liaison respectifs avant de participer à une réunion du Codex afin de se familiariser avec les questions traitées. Les délégués sont invités à apporter à la réunion tous les documents qui leur auront été distribués, le nombre d’exemplaires disponibles sur les lieux de la réunion étant limité.

Tous les documents sont distribués au moyen de listes de distribution électronique et sont aussi téléchargeables à partir du site web du Codex.

La documentation peut être distribuée sous forme imprimée
aux Services centraux de liaison avec le Codex qui le demandent.
Les documents distribués incluent les lettres circulaires, l’invitation et l’ordre du jour provisoire de la réunion, les documents de travail et les documents de séance. Après les réunions, le rapport et les documents de séance sont distribués par voie électronique. Les rapports, textes finaux et publications sont disponibles sur le site web.

Invitation

L’invitation donne des renseignements sur le lieu, la date et l’heure de la réunion. Il n’est pas envoyé d’invitation personnelle. Le nom du représentant et des autres membres de la délégation doit être communiqué par l’intermédiaire du Service central de liaison avec le Codex dès que possible et dans tous les cas pas moins de 30 jours avant l’ouverture de la réunion.

Obtention d’un visa

Il appartient aux participants de s’assurer qu’ils sont munis des documents de voyage appropriés, y compris, éventuellement, d’un visa. Ils doivent donc, le cas échéant, déposer une demande de visa dans les meilleurs délais. Les Services centraux de liaison avec le Codex des pays hôtes peuvent indiquer l’adresse des ambassades ou consulats, mais ne peuvent pas transmettre de demande de visa.

Fonds fiduciaires

Si le Fonds fiduciaire FAO/OMS à l’appui de la participation au Codex (Fonds fiduciaire Codex) prend en charge les frais de voyage du délégué, des dispositions doivent être prises
suffisament longtemps avant la réunion avec le Secrétariat OMS gérant le fonds.
Pour toute information, se reporter aux sites web :
codextrustfund@who.int;

http://www.who.int/foodsafety/areas_work/food-standard/codextrustfund/en/

Ni le Secrétariat du Codex, ni le secrétariat du gouvernement hôte n’est en mesure de fournir une assistance à cet égard.

Ordre du jour provisoire

L’ordre du jour provisoire est établi par le Secrétariat du Codex, au nom du Directeur Général de la FAO et du Directeur Général de l’OMS, en collaboration avec le président. Il inclut un calendrier provisoire concernant le déroulement de la réunion, y compris les élections.

Documents de travail

Le Secrétariat du Codex est chargé de l’élaboration et de la distribution des documents de travail. Les documents de travail constituent le point de départ des débats tenus pendant la réunion et sont normalement distribués deux mois au moins avant la session.
Tous les documents de travail portent une cote établie comme suit: ALINORM, suivi de chiffres représentant l’année, le numéro de la session, puis le numéro de série attribué au document conformément à l’ordre du jour établi. Les rapports des organes subsidiaires qui se sont réunis depuis la dernière session de la Commission sont considérés comme des documents de travail.

Documents d’information

Les documents établis à titre d’information portent la cote INF.

Documents de séance

Les observations reçues après la date prescrite ou les documents non sollicités sont distribués pendant la session elle-même, sous l’appellation de documents de séance (CRD) numérotés consécutivement, sous la référence LIM. Les CRD présentent l’inconvénient d’être distribués aux seuls membres et observateurs présents à la réunion et le plus souvent uniquement dans leur langue originale. Qui plus est, ces documents risquent de ne pas être pleinement pris en compte, dans la mesure où les membres et observateurs n’ont pas toujours le temps ou la capacité d’évaluer leur contenu et de prendre position. Les membres et observateurs sont donc délais indiqués dans la lettre circulaire.

Documents importants à apporter à chaque réunion du Codex

  • Invitation, ordre du jour provisoire et autres documents de travail;
  • Rapport(s) de la(des) dernière(s) session(s) du comité du Codex ou du groupe spécial se réunissant;
  • Compte rendu de mission (rapport personnel) du chef de la délégation ayant assisté à la session précédente;
  • Manuel de procédure du Codex;
  • Une note de synthèse destinée au chef de délégation dans laquelle est indiquée la position de la délégation en ce qui concerne les points pertinents de l’ordre du jour et des observations y relatives;
  • tout autre document pertinent, tel que le rapport de la dernière session de la Commission et du Comité exécutif.

Structure des réunion

Structure des réunion

Ouverture de la session

Les sessions sont normalement ouvertes par un représentant de haut rang des organisations mères, FAO et OMS. Une fois la session ouverte, le Président procède à l’adoption de l’ordre du jour. Une fois entendues les observations relatives à l’ordre du jour provisoire, le président demandera à la Commission d'adopter l'ordre du jour provisoire ou, le cas échéant, l'ordre du jour amendé comme ordre du jour de la session.

Rôle du Président

Le Président doit veiller à ce que toutes les questions soient étudiées de manière approfondie, y compris les observations écrites des membres et observateurs qui ne sont pas présents à la session.

En temps utile, pendant l’examen de chaque point de l’ordre du jour, le président résumera le débat en dégageant ce qui paraît être l’opinion généralement acceptée. Il s’assurera que tous les participants ont bien compris les conclusions du débat.

Comment les décisions sont-elles prises?

Les décisions relatives à l’adoption de normes ou d’amendements à des normes sont normalement prises par consensus. À défaut, il est procédé à un scrutin. Un scrutin peut aussi avoir lieu pour l'adoption d'amendements au Règlement intérieur.


Interventions

Interventions

Qui peut prendre la parole?

Les membres et observateurs sont autorisés à intervenir sur les questions examinées. Normalement, c’est le chef de délégation qui prend la parole mais, avec l’autorisation du président, un autre membre de la délégation peut s’exprimer (sur des questions techniques, par exemple). Les observations sont toujours adressées au président. Le protocole stipule que les membres s’expriment avant les observateurs et que les délégations ne peuvent prendre la parole que lorsque le président la leur donne.

Comment une délégation manifeste-t-elle son désir de prendre la parole?

Les délégations indiquent leur désir de prendre la parole en brandissant la plaque portant le nom de leur pays ou de leur organisation et en la maintenant verticale jusqu’à ce que le président y réponde.

À combien d’interventions un pays a-t-il droit?

Il n’existe aucune règle au sein du Codex concernant le nombre et la durée des interventions. L’usage veut que les délégations interviennent une fois sur chaque question, bien qu’une seconde intervention soit possible, à la discrétion du président, notamment pour préciser un point ou répondre à une question posée par une autre délégation.

Il importe que les interventions soient brèves et concises (une ou deux minutes maximum) et que l’orateur s’exprime de manière posée pour permettre une interprétation simultanée claire et fidèle. Si une délégation a l’intention de lire à haute voix des observations écrites figurant dans l’un des documents de travail, elle doit l’annoncer dès le début de son intervention.

 

Rapport de la session

Rapport de la session

Un projet de rapport résumant les débats de la session est établi par le Secrétariat du Codex en vue de son examen le dernier jour de la session. Il est d’usage, selon la charge de travail, de réserver l’avant-dernier jour de la session à la rédaction du rapport (autrement dit de ne pas prévoir de séance plénière ce jour-là). Le projet de rapport est distribué assez tôt le dernier jour de la session (généralement une heure avant son adoption) pour que les délégués puissent prendre connaissance de son contenu.

Le rapport étant le document officiel de la réunion du Codex, il est indispensable que les délégations le lisent avec soin afin de s’assurer qu’il reflète bien les vues, les recommandations et les conclusions de la réunion. Pour assurer la concision du rapport final, les vues ou opinions qui y sont résumées ne sont pas toujours expressément attribuées aux délégations et observateurs les ayant formulées.

Au cours de l’examen du projet de rapport, le président annonce à haute voix chaque paragraphe ou section du rapport. Ceci permet aux délégations qui souhaitent en modifier le texte d’intervenir au moment approprié. Leur intervention doit consister à proposer des changements concrets (ajouts ou suppressions, par exemple). À ce stade, il n’est pas possible de rouvrir le débat, ni de mentionner dans le rapport ce qui n’a pas été dit pendant le débat.

L’adoption du rapport fait partie intégrante de l’ordre du jour de la session et toutes les délégations sont priées d’y participer.

Une fois adopté, le rapport devient le document officiel de la session de la Commission.

Le Secrétariat distribue le rapport final, traduit dans toutes les langues de travail de la Commission, à tous les Services centraux de liaison avec le Codex. Le rapport est également affiché sur le site web du Codex.

La version PDF de la guide à l'intention des délégués est disponible ici

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Les délégués trouveront sur le site web de la FAO à l’adresse:
http://www.fao.org/food/food-safety-quality/capacity-development/participation-codex/codex-course/fr/ un module de formation FAO/OMS intitulé "Pour une meilleure participation aux activités du Codex".

Pour tout renseignement supplémentaire sur le Codex Alimentarius:
Site web:  www.codexalimentarius.org
e-Mail: codex@fao.org

Pour tout renseignement sur le Fonds fiduciaire:
Courriel: codextrustfund@who.int

 

Mis à jour: 27-08-2014
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